電視節目與電影裏的字幕雖然只是細小一行，看似微不足道，但如果處理得不好，會令觀眾難以消化，使觀賞的樂趣大打折扣，甚至影響他們理解節目內容。既然字幕那樣重要，背後做翻譯的人實是責任重大。不過，他們的工作絕非純粹按字面直譯那麼簡單，而是會受制於畫面空間、字幕轉換速度和文化差異等因素，還有一些必須留意的巧妙之處。
字幕的作用是促進溝通，把節目要素表達出來，讓觀眾掌握節目內容。香港城市大學人文社會科學院翻譯及語言學系文學士（翻譯及傳譯）課程主任區劍龍指出，好的字幕是即使觀眾按下電視遙控器的靜音按鈕，只看字幕，也能充分明白內容。「我覺得還可把要求定高一點：字幕僅擔當輔助的角色，好的字幕可讓觀眾以最少精力輕鬆了解最多的節目內容，不宜喧賓奪主，要費神消化字幕，以免影響觀賞節目的樂趣。」
翻譯字幕的一般流程是譯者先行從電視台、電影公司或字幕公司取得影片原檔和字幕原稿，然後觀看節目，以理解內容。接着，譯者會在原稿做斷句（spotting），即替長句分成帶相對完整含意的小句或小節，方便後來把字幕和畫面對應同步。有些進口影片已附有英文字幕，原稿已經做妥斷句和同步，可以直接進行翻譯。最後，重看影片，期間把譯好的字幕配對畫面作最後校閱。
字幕大小及轉換限制
至於譯者翻譯字幕之際，也要依循一些法則，處理空間與速度的限制。首先，電視屏幕和電影銀幕的畫面大小有限，字幕不宜佔去太多空間，以免影響欣賞節目。譯者進行英譯中時，普遍奉行每行 13 至 15 個中文字的做法，而且每次盡量只顯示一行字幕。中文字幕句末一般省去句號。至於中譯英的字幕，業界接受每行最多有 37 個字元，字母、數字、標點和空間均算是一個字元，最多可呈現上下兩行，即字元上限為74個。
基於字數、字元及行數的限制，剛才提及的斷句工序特別重要。適當的斷句一方面足以保留完整的文意，使觀眾較易理解，另一方面亦令每行字幕的長度不會超出所限。
速度限制是指字幕停留在屏幕或銀幕的速度，主要取決於觀眾閱讀文字的速度。區劍龍說：「外國的字幕譯者把原稿譯成英文字幕時，常遵守『六秒守則』（six-second rule），意思是如果字幕是滿滿的兩行共74個字元，觀眾平均需花六秒來舒服地看畢。字幕必須跟對白同步，如兩人吵架，雙方語速自會加快，字幕亦要加速出現，跟對白同步。控制字幕的出現（cue in）和消失（cue out）的時間很重要，恰當的斷句就能使譯出的字幕長短適中，觀眾可以輕鬆地看畢。」
文化差異增難度
翻譯字幕的挑戰還包括文化差異。由於受畫面空間和字幕速度的限制，譯者無法在畫面運用註解，解釋某文化詞語的意思。此時，譯者得按不同情況採取合適的翻譯策略。例如，有時譯者會採取歸化翻譯策略，借用觀眾所在地的文化來表達外國的事物，增加親切感，但這方法未必每次都適用：如果畫面中人正於意大利餐廳點菜，譯者便不宜為遷就華人觀眾而硬將意粉說成是乾炒牛河。若要把一些外國人也略有認識的中國文化或哲學內容翻譯成英文，而當中的詞語有既定的音譯，譯者不妨直接採用，給外國觀眾保留一點東方色彩，如把太極譯成 tai chi，陰陽譯作 yin and yang。
如果字幕涉及原文語言的元素，就未必能完全翻譯。區劍龍以《胭脂扣》其中一幕的字幕作解釋：「由梅艷芳飾演的主角如花找算命師以『暗』字進行測字算命，希望尋找張國榮所飾演的十二少，算命師的解讀是『暗』字是『日』字旁邊有個『音』字，代表『日內有音』，一定找得着所尋的人；另外『暗』字左右兩邊各有一個『日』，代表陽火盛、所找的人一定尚在人間。英文字幕翻譯為『one sun here, another sun there, so he must be alive』，算是巧妙地處理解讀中文字形的情節，也帶出『陽火盛』這個中國文化概念，但『暗』字只能音譯為 An，基本上沒有作用，『日內有音』也只籠統地譯為 You’ll get news。」
值得一提的是，字幕翻譯常包含一些巧妙之處。首先，字幕是供觀眾用眼看的，不是用口來讀的，故譯者使用標準漢語多於口語，當然，若偶然於戲劇或生活化節目的字幕中加點粵語，則可達到調味或傳神的效果。其次，當原文夾雜粗言穢語或性文化時，譯者就要特別小心處理，例如粗言穢語常用 X 符號代表；涉及同性戀的題材可用「龍陽之癖」及「斷袖分桃」等文學性詞語表達。由此可見，譯者於翻譯字幕期間，必須不斷解難及作出取捨抉擇，花盡心思。
博學通識助字幕翻譯
區劍龍寄語有興趣在這方面發展的年輕人，除掌握相關的語言外，平時欣賞電視節目和電影時也要多留意字幕，了解不同文化，尤其是各地的口語字句。此外，近年的劇集趨向取材專門領域，如醫學、法證及政治等，作為翻譯員不能只靠「一本字典通天下」，必須保持好奇心，多涉獵世界的資訊和新發展。
